Nos 10 conseils pour bien préparer votre séminaire

Le séminaire va bien au-delà de la simple rencontre entre employés et dirigeants d’une même entreprise, il est désormais source de création de liens entre ces derniers.

En effet, grâce à la mise en place d’activités annexes incentive ou de team building, les différents acteurs sont confrontés à des situations, mettant à l’épreuve leur esprit d’équipe et leur sens de la cohésion. En se sentant valorisés et impliqués, les participants sortiront grandis de cet événement.

Voici 10 conseils pour bien préparer votre séminaire de travail :

1. Prévoir à l’avance. En prévoyant votre évènement entre 3 et 5 mois à l’avance, vous bénéficierez de plus de temps et de souplesse pour rassembler tous les éléments nécessaires au bon déroulement de votre séminaire.
2. Etablir vos objectifs et votre thématique. Renforcer la cohésion de votre équipe ? Obtenir des retours d’expérience ? Résoudre un problème lié à votre entreprise ? Nombreux sont les objectifs et les thèmes que peut comporter votre séminaire ; pensez donc à bien les déterminer en amont et de veiller à les traiter de manière efficace lors de votre rassemblement.
3. Spécifier la durée du séminaire. En fonction de vos attentes et de vos objectifs, votre séminaire s'étendra sur 1 à 4 journées maximum. Pensez aux participants ayant fait de la route en prévoyant un logement ou une chambre d'hôtel pour les nuitées engendrées.
4. Définir votre budget. En budgétisant au préalable votre projet, vous apportez un cadre nécessaire à l’élaboration de celui-ci. Cela vous permettra de mieux sélectionner le lieu, les prestataires ou encore les « plus » apportés aux participants.
5. Déterminer un lieu accessible à tous et central. Qu’il s’agisse d’un hôtel prestigieux, d'une station balnéaire, de ski ou d’autres établissements plus abordables par exemple, le lieu doit être en adéquation avec l’identité, à la culture de votre société et du standing que vous souhaitez véhiculer. Veillez au fait que le lieu se doit d’être accessible par l’ensemble des participants : pour y accéder, s’y garer ou pour s’y déplacer en son sein
6. Sélectionnez la date pour votre évènement. Il est recommandé de choisir une date favorisant le plus haut taux de participation de la part des personnes conviées. En fonction de votre budget ou du lieu choisi, la question de basse ou haute saison entrera également en ligne de compte.
7. Choisir vos participants et leur nombre. L’équipe dirigeante, une unité commerciale, un service entier, vos clients les plus fidèles… A vous de déterminer quels sont les participants que vous souhaitez avoir lors de votre séminaire. Faites en sorte que votre lieu puisse accueillir aisément l’ensemble des personnes conviées.
8. Optimiser votre temps. Planifier le déroulement de votre séminaire est essentiel. Pensez aux diverses pauses nécessaires à la bonne concentration des participants durant les meetings ainsi qu’à la durée des activités et des repas.
9. Prévoir des activités annexes. Les activités dites de « Team Building » permettent de faire souffler les participants et de les couper quelques instants du cadre du travail et notamment des réunions. Prévoyez des meetings assez courts.
10. Déterminer vos besoins techniques. Si vous souhaitez présenter un film corporate ou l’évolution de vos chiffres via un PowerPoint, un vidéoprojecteur et une salle adaptée seront peut être nécessaires. Il est donc important de penser à tous les éléments indispensables au bon déroulement du séminaire : Wi-Fi, petits déjeuners, climatisation, sonorisation...

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