Organiser une inauguration d'entreprise pour mettre à l'honneur votre marque

Organiser un inauguration d'entreprise, qu'il s'agisse de l'acquisition de nouveaux bureaux ou d'un évènement professionnel majeur, est une tâche complexe qui nécessite une planification minutieuse et une exécution sans faille.

Comment organiser une inauguration d'entreprise avec Cosmik Jump ?

Le briefing initial

• Analyse de vos besoins : comprendre les objectifs de l'inauguration (promotion de nouveaux locaux, amélioration de l'image de marque, networking, etc.).
• Définition des cibles : identifier les publics cibles (clients, partenaires, employés, médias).
• Budget et timing : déterminer le budget disponible et les délais à respecter.

La conception et planification de votre inauguration

• Thématisation et conceptualisation : développer un concept et un thème pour l'inauguration qui reflètent l'identité et les valeurs de l'entreprise.
• Planification des activités : concevoir un programme détaillé incluant des discours, des visites guidées, des démonstrations de produits, des animations et des moments de networking.
• Sélection de la date et de l'heure : choisir le meilleur moment pour maximiser la participation des invités et l'impact de l'événement.

La gestion logistique

• Choix et aménagement du site : décorer et aménager le lieu de travail pour le rendre accueillant et attrayant.
• Coordination des fournisseurs : sélectionner et gérer les prestataires (catering, équipement audiovisuel, décoration, sécurité).
• Organisation du transport et du stationnement : planifier les solutions de transport et de stationnement pour les invités.

Communication et promotion

• Stratégie de communication : élaborer une stratégie pour promouvoir l'inauguration (invitation des médias, campagnes sur les réseaux sociaux, e-mails, etc.).
• Création de supports : produire des supports de communication (invitations, flyers, affiches, vidéos) en cohérence avec le thème de votre inauguration.
• Gestion des relations publiques : inviter des journalistes, blogueurs et influenceurs pour assurer une couverture médiatique.

Coordination sur site

• Accueil des invités : mettre en place des équipes pour accueillir et orienter les participants dès leur arrivée.
• Gestion des animations : superviser les activités prévues, s'assurer qu'elles se déroulent bien et gérer les imprévus.
• Service de restauration : coordonner le service de restauration pour offrir une expérience culinaire agréable.

Interaction et engagement

• Discours et présentations : organiser les interventions des dirigeants de l'entreprise et des invités spéciaux.
• Visites guidées : prévoir des visites des nouveaux locaux pour montrer les installations et expliquer leurs avantages.
• Collecte de feedback : Préparer des moyens de recueillir les impressions et retours des participants au travers de questionnaires...

Gestion des imprévus

• Plan de contingence : prévoir des solutions alternatives en cas de problèmes avec une météo incertaine, défaillance technique, absence d'invités...
• Réactivité : être prêt à gérer les imprévus et à adapter l'organisation en temps réel pour assurer le bon déroulement de l'événement.

L'organisation d'une inauguration d'entreprise par notre agence événementielle comprend une multitude de tâches allant de la conception créative à la gestion logistique et à la promotion médiatique, assurant ainsi que l'événement soit mémorable et en parfaite adéquation avec les objectifs de l'entreprise.