Optimisez l'organisation de votre congrès et vivez une expérience réinventée !

L'organisation de votre congrès requiert une production minutieuse, une attention aux détails et une gestion experte.

La clé d'un congrès réussi réside dans un concept fort et cohérent. Nos équipes créatives travaillent en étroite collaboration avec vous pour développer un thème et un programme engageant. Nous intégrons des éléments innovants, tels que des sessions interactives, des ateliers pratiques et des moments de networking, pour maximiser l'impact de votre événement.

En amont de votre congrès

La planification d'un congrès implique une coordination complexe de nombreux aspects logistiques. De la sélection du lieu idéal à la gestion des inscriptions, en passant par la coordination des conférenciers et la mise en place de l'équipement technique, Cosmik Jump prend en charge chaque détail. Nous utilisons les dernières technologies pour faciliter la gestion des inscriptions et assurer une communication fluide avec les participants.

Pour garantir une expérience sans accroc, nous mettons en place un système d'inscription en ligne. Les participants reçoivent des confirmations automatiques et des rappels réguliers, les tenant informés des détails importants et des mises à jour. Notre service client dédié est toujours disponible pour répondre aux questions et résoudre les éventuels problèmes, assurant ainsi une communication claire et constante.

Quelques éléments importants à connaitre pour l’organisation de votre prochain congrès.

Après avoir eu votre brief de départ, nous avons des sessions de travail internes avec les experts de notre agence pour générer des idées créatives et innovantes alignées sur les objectifs de votre congrès. Nous établissons avec vous la création d'un calendrier de projet avec les différentes échéances pour chaque étape. Nous sélectionnons votre lieu de congrès après une recherche et réservation du lieu idéal pour votre congrès, en tenant compte de la capacité, de l'accessibilité et des équipements disponibles.

En parallèle de ce ce travail, nous élaborons un budget détaillé, incluant tous les coûts estimés. Nous travaillons également avec vous sur la gestion des inscriptions sur votre congrès. Nos experts se chargent également des envois des invitations et des informations pertinentes aux participants via email, réseaux sociaux et autres canaux de communication.

Nous vous proposons des conférenciers pour travailler sur le contenu de votre congrès. Nous identifions des intervenants pertinents, en relation avec le thème de votre congrès. Nous gérons également le programme détaillé du congrès, incluant les sessions, les ateliers et les pauses, sans oublier l’organisation de l'équipement audiovisuel, de l'éclairage, de la sonorisation et des autres besoins techniques.

Nous vous proposons un aménagement de l'espace du lieu choisi avec une mise en scène de la disposition des sièges, de la scène, des stands et des zones de networking. Nos experts et chefs de projets se chargent de la coordination du transport et de l'hébergement pour les participants et les conférenciers, sans oublier le choix des prestataires pour la restauration, la décoration, la sécurité. Ils supervisent et coordonnent les prestataires pour assurer que tous les services soient livrés à l'heure et selon les standards requis…

Nous développons et mettons en œuvre une stratégie de communication pour promouvoir le congrès avec la création de supports de communication comme des flyers, des brochures, des posts sur les réseaux sociaux et des communiqués de presse. Nous sommes également en charge de la gestion globale le Jour-J et de l’accueil de vos participants.

Le jour J

Notre équipe est sur place pour superviser chaque aspect de l'événement. Nous nous assurons que toutes les installations techniques fonctionnent parfaitement et que le programme se déroule sans accroc. Nos hôtes accueillent chaleureusement les participants, et nous veillons à ce que chaque session soit menée avec professionnalisme et précision. Des pauses régulières avec des services de restauration de qualité permettent aux participants de se détendre et de réseauter dans un cadre agréable.

Après le congrès, nous procédons à une évaluation complète de l'événement. Nous recueillons les retours des participants pour identifier les points forts et les aspects à améliorer. Cette démarche nous permet de garantir que chaque congrès organisé par Cosmik Jump est une expérience enrichissante et mémorable.

En suivant ces quelques étapes, Cosmik Jump vous assure une organisation fluide et professionnelle de votre congrès, garantissant ainsi une expérience inoubliable pour tous les participants.