Vous organisez une réunion ? Trouvez votre aménagement de salle.

Des styles classiques aux plus inhabituels, comment allez-vous asseoir vos participants lors de votre prochain événement d’entreprise ?

Voici quelques propositions de configurations les plus couramment proposées

Style théâtre

La conception même du théâtre implique des places assises en rangs et une scène ou un espace à l’avant pour les présentations. Bien que très pratique, ces aménagements peuvent rendre l’expérience d’une convention ou d’un séminaire moins agréable. Les participants sont contraints à s’asseoir et à écouter, « pris au piège » dans une rangée de chaises de laquelle ils peuvent difficilement s’extraire.

Si vous planifiez un événement sous forme de salle de théâtre, prévoyez plusieurs allées pour un confort accru. Personne n’aime passer devant des dizaines d’autres individus assis avant de quitter une pièce !

Style salle de classe

Cette mise en scène classique fait usage de tables pour permettre aux participants d’écrire et/ou d’utiliser leurs ordinateurs et disposer d’un espace pour mettre leurs effets personnels. Fonctionnel, le style « salle de classe » n’inspire pourtant que très peu l’interaction et l’engagement. S’il est cependant nécessaire pour votre événement, vous créerez un intérêt accru en plaçant les tables en rangées ou, si la taille du groupe le permet, en U.

Style fer à cheval ou en U

Une disposition en U crée une atmosphère ouverte pour les réunions et, par conséquent, un cadre plus décontracté et informel. Une disposition qui élimine les barrières de la table et favorise la perspicacité et le partage, idéale pour les petits groupes.

Style banquet

Le style banquet implique l’utilisation de tables rondes permettant d’asseoir 8 personnes au maximum. Cet arrangement permet de créer une proximité entre les participants, une sorte d’intimité visant à les rapprocher et à faciliter le dialogue. A ces tables rondes, les interactions sont facilitées et les participants communiquent plus facilement entre eux. Cela permettra de créer des groupes de travail.

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Style salle de conférence

Un carré creux est un aménagement au sein duquel les tables sont orientées vers l’intérieur. Très efficace pour les petits groupes, cette conception crée un espace dans lequel les participants sont invités à être actifs. Elle favorise le partage d’idées, de concepts et de points de vue tout en étant à même de susciter l’inspiration, l’engagement et la collaboration. De nombreuses entreprises utilisent cette configuration pour une approche plus interactive du travail en équipe.

Style demi-lune

La disposition en demi-lune permet des présentations plus décontractées avec un rapprochement entre le conférencier et son audience. Le style invite à la discussion, aux questions et aux débats.

Style cabaret

Une vision plus fraîche du style« banquet » classique, avec des tables rondes qui conduisent naturellement à l’interaction et au partage des personnes assises ensemble. Généralement on installe 4 personnes aux tables. Cette disposition permet également à chacun d’avoir suffisamment d’espace personnel pour visualiser les présentations, prendre des notes et accéder à la table sans effort.

‍Style chevron

Une forme en V pour une présentation qui prévoit des démonstrations ou un divertissement sur scène. Cette disposition permet de mettre en exergue un élément central et une proximité avec les participants. Un bon compromis au style peu souple et parfois trop formel du style théâtre.

La manière dont vous placerez vos participants, lors de votre prochain événement d’entreprise, si ceux-ci sont amenés à être assis, dépend de nombreux facteurs.
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Conférences, séminaires d’entreprise… alors que tous vos efforts sont mis en œuvre pour que votre événement d’entreprise soit une réussite, vous observez, parmi les participants, des paupières lourdes, quelques bâillements et même une diminution des personnes présentes çà et là… Le résultat est sans appel : vos invités s’ennuient et votre événement ne produit pas l’effet escompté. Ni la motivation, ni le dynamisme sont au rendez-vous. Et avec un peu de chance, personne n’osera dire du mal des deux ou trois jours passés assis, à compter les heures.

Un événement d’entreprise qui ne crée pas l’enthousiasme peut être un désastre complet et avoir des répercussions négatives sur l’image d’une entreprise dans sa globalité. Voici 5 astuces permettant de mettre du peps dans vos événements, quels qu’ils soient :

Capturez l’attention avec originalité et bizarrerie. Un événement ordinaire peut, avec un simple moment inattendu, devenir extraordinaire. En effet, pour l’événement d’entreprise comme toute autre forme de communication, l’ordinaire ne mène à rien et ne laisse aucun sentiment pérenne. L’extraordinaire, quant à lui, vient de l’émotion que vous saurez susciter chez vos participants.
L’originalité et la bizarrerie peuvent venir de toutes formes de sources : un lieu hors du commun, un décor inattendu, un programme peu conventionnel…

Faites entrer le rire, l’humour et les signaux visuels, pour susciter l’engagement et l’enthousiasme sur toutes les thématiques, même les plus sérieuses. Personne n’est enthousiaste quant à l’idée de participer à une conférence ennuyeuse, bien entendu. Mais si le sujet est ponctué de traits d'humour ou d'interactions plus légères, il n'en sera que plus facile à suivre. 

Laissez des temps de pause à vos participants. Lorsque ceux-ci doivent se concentrer sur un sujet intéressant ou non, le cerveau se fatigue vite et il l'attention baisse rapidement. Laisser le temps à vos participants de se lever, faire quelques pas, aller prendre l'air, boire un café ou manger quelque chose leur permettra de se détendre et de revenir plus frais et apte à se concentrer sur ce que vous dites.

Interagissez avec vos participants. Que ce soit en leur posant des questions, rhétoriques ou ouvertes, en leur demandant leur avis, en les faisant travailler, vous arriverez à récupérer ceux qui commencent à se déconcentrer. Cela permettra également aux participants de se sentir plus concernés par le sujet et de mieux retenir ce que vous leur dites.

Choisir la bonne disposition. Selon la taille du groupe et la typologie de personnes, la disposition de la salle peut avoir une grande différence. Par exemple une disposition en U se prête bien à un groupe de 10 à 20 personnes, permettant de favoriser l'interaction et l'engagement. Pour ce même groupe, une disposition théâtre serait déconseillée car moins propice à la concentration et au travail.